El stack open source para sustituir HubSpot y Mailchimp

El problema real (no el que la gente cree que tiene)

Pagas casi 900 euros al mes por HubSpot y lo usan tú y una comercial para apuntar llamadas. El resto del panel — informes predictivos, puntuación de leads con IA, secuencias de ventas multi-equipo — lleva un año sin abrirse.

Esto no es un caso raro. Es la norma. Las herramientas como HubSpot o Mailchimp están construidas para escalar hasta equipos de marketing de 50 personas, y te venden esa capacidad completa desde el primer euro que pagas. Una consultora del sector estimaba que las pymes activan menos de una quinta parte de las funciones que pagan cada mes — dato orientativo del sector, no una promesa, pero coincide con lo que vemos entrando en cuentas reales.

El problema no es que necesites menos CRM. Es que compras la talla equivocada. Mailchimp, además, encarece la factura según crece tu lista de contactos, no según lo que realmente uses: una lista de 10.000 contactos con dos newsletters al mes puede rondar los 300 euros mensuales solo por volumen, sin que hayas añadido ni una automatización nueva.

Qué significa resolverlo en la práctica

Sustituir HubSpot y Mailchimp no significa perder funcionalidad. Significa separar el problema en piezas pequeñas y elegir una herramienta honesta para cada una, en vez de pagar por una torre completa que solo usas por la base.

• CRM: EspoCRM (open source, gestión de contactos, pipeline y tareas) o, si el equipo es de 1-3 personas, una base bien montada en Airtable o Baserow con vistas de pipeline.
• Email marketing: Listmonk o Mailtrain si quieres control total del servidor, o el plan gratuito de Brevo si prefieres no gestionar infraestructura — permite un volumen diario generoso sin límite de contactos.
• Automatización y pegamento entre herramientas: n8n autoalojado, que conecta formularios, CRM, email y notificaciones sin que cada pieza tenga que 'hablar' de forma nativa con las demás.
• Conversaciones y soporte: Chatwoot para centralizar WhatsApp, email y chat web en una sola bandeja, en vez de pagar el módulo de conversaciones de HubSpot aparte.
• Informes: Looker Studio conectado directamente a tu CRM o a una hoja de Google Sheets, en vez del panel de analítica de pago.

La pieza que sostiene todo el conjunto es n8n. Sin un orquestador que mueva los datos entre el CRM, el email y el soporte, tienes cinco herramientas sueltas en vez de un sistema. Con n8n, tienes el mismo flujo que antes viajaba dentro de un único panel de HubSpot.

El siguiente nivel: audita antes de migrar, no después

El error más caro no es elegir mal la herramienta nueva. Es migrar sin saber qué usabas de verdad en la antigua. Si no auditas primero, acabas reconstruyendo en open source funciones que nunca tocabas — y te olvidas de recrear las tres que sí importaban.

Antes de mover un solo contacto, dedica una tarde a este ejercicio con ayuda de un asistente de IA: exporta el listado de funciones activas de tu cuenta actual y pide un análisis honesto de cuáles usas de verdad.

Actúa como consultor de martech especializado en pymes.

Contexto de mi empresa:
- Herramienta actual: [HUBSPOT / MAILCHIMP / AMBAS]
- Plan que pago: [NOMBRE DEL PLAN Y PRECIO MENSUAL]
- Número de contactos en la base: [NÚMERO]
- Tamaño del equipo que usa la herramienta: [NÚMERO DE PERSONAS]
- Funciones que sé que uso cada semana: [LISTA, ej. envío de newsletter, pipeline de ventas, formularios web]
- Funciones que no sé si alguien usa: [LISTA O 'NO LO SÉ']

Tarea:
1. A partir de esta información, identifica qué funciones del plan actual son imprescindibles para mi operación real (no para lo que 'podría necesitar en el futuro').
2. Señala qué funciones llevo pagando sin usar, con una estimación de cuánto pesan en el precio del plan.
3. Para cada función imprescindible, propón un equivalente concreto en herramientas open source o freemium (EspoCRM, Baserow, Listmonk, Brevo, n8n, Chatwoot).
4. Marca con una alerta cualquier función ligada a cumplimiento legal (ej. gestión de consentimientos RGPD, doble opt-in) que no se pueda perder en la migración.

Devuelve la respuesta en una tabla: Función | ¿La uso de verdad? | Equivalente open source | Riesgo si la pierdo.

El resultado de este ejercicio es tu lista de la compra real. Todo lo que no aparezca ahí no merece ni un minuto de trabajo de migración.

Herramientas que lo hacen sin programar

No hace falta escribir una línea de código para montar este stack. Las tres piezas centrales tienen interfaz visual y comunidad grande detrás.

n8n es el orquestador: conecta un formulario web, tu CRM y tu herramienta de email con flujos visuales tipo diagrama de bloques. Se autoaloja en un servidor pequeño (o en su versión cloud) y sustituye buena parte de lo que HubSpot llama 'workflows'.

Brevo cubre el envío de email y, en muchos casos, SMS y WhatsApp desde el mismo panel. Su plan gratuito permite un volumen diario suficiente para la mayoría de pymes que envían una o dos campañas al mes, sin cobrarte por tamaño de lista como hace Mailchimp.

Chatwoot centraliza WhatsApp Business, email y chat web en una bandeja compartida para el equipo, con etiquetas y asignación de conversaciones — la pieza que en HubSpot pagas aparte como 'Conversations'.

Cómo se automatiza técnicamente

El disparador típico es un formulario web o un mensaje de WhatsApp entrante. Un lead rellena el formulario de contacto de tu web.

n8n recibe ese evento por webhook, crea el contacto en EspoCRM o en la base de Baserow, lo añade a la lista correspondiente en Brevo según el producto que le interesa, y dispara una secuencia de bienvenida de tres correos espaciados en el tiempo. Si el lead responde, Chatwoot abre la conversación y notifica al comercial asignado por Slack o WhatsApp.

n8n es quien orquesta todo el recorrido: decide qué pasa después de cada paso, aplica condiciones (por ejemplo, si el lead viene de una campaña de pago, lo etiqueta distinto) y deja un registro de cada acción para que puedas auditar el flujo más tarde, igual que harías con los workflows de HubSpot.

Lo que nunca debe hacer un sistema automático de esto

Automatizar la migración y el envío de email tiene ventajas claras, pero hay líneas que no debes cruzar sin supervisión humana.

• Migrar sin exportar el histórico completo: notas de llamadas, timeline de interacciones y campos personalizados. Si no los exportas antes de cancelar el plan antiguo, se pierden para siempre.
• Mandar la primera campaña a toda la lista de golpe. Un dominio nuevo de envío necesita un calentamiento progresivo (unos cientos de correos los primeros días) o el proveedor de email de tus destinatarios empezará a marcarte como spam.
• Cancelar la herramienta antigua el mismo día que activas la nueva. Mantén HubSpot o Mailchimp en modo lectura, sin cobro de plan activo si es posible, durante al menos dos semanas por si necesitas recuperar algo.
• Dejar que un flujo automático reescriba segmentaciones o etiquetas sin que nadie las revise antes de exportar. Un mapeo de campos mal hecho puede mezclar clientes activos con leads fríos sin que te enteres hasta la siguiente campaña.

Cuándo hacerlo tú mismo y cuándo pedir ayuda

Si tienes menos de 2.000 contactos, un pipeline de ventas sencillo y nadie depende de integraciones complejas, puedes montar este stack tú mismo en un fin de semana largo siguiendo la documentación de cada herramienta.

Si tu lista supera los 10.000 contactos, si el dominio de envío tiene años de reputación en juego, o si dependes de integraciones que hoy funcionan dentro de HubSpot sin que sepas exactamente cómo, pide ayuda profesional antes de tocar nada. Un fallo de configuración SPF o DKIM mal migrado puede tumbar la entregabilidad de tu email durante semanas, y eso cuesta bastante más que lo que ibas a ahorrar.

En medio de esos dos extremos está la mayoría de pymes: con margen para intentarlo, pero con más tranquilidad si alguien revisa el plan de migración antes de apretar el botón.